SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 8

INFORMASI DALAM PABRIK

INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN

        Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau factor penting penentu keberhasilan, ia mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi.

Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSF, mereka akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF dan kemudia memonitor sampai seberapa jauh mereka telah mencapainya.

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

          Istilah system pemrosesan transaksi digunakan untuk menjalankan system informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yangterdapat di dalam maupun di luar perusahaan.

Figur 8.1 adalah sebuah model system pemrosesan transaksi. Model ini merupakan turunan dari model system umum perusahaan yang telah dibahas di Bab 2. Unsur-unsur input, transformasi, dan output dari system fisik perusahaan berada dibagian bawah. Data dikumpulkan dari system fisik dan lingkungan, kemudian dimasukkan ke dalam basis data.

Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting. Sistem pemrosesan transaksi adalah satu-satunya system informasi yang memiliki tanggung jawab untukmemenuhi kebutuhan informasi dari luar perusahaan.

Salah satu contoh yang baik dari system pemrosesan transaksi adalah system digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi-perusahaan yang mendistribusikan produk jasa kepada para pelanggannya.

Tinjauan Sistem

Kita akan menggunakan diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan system. Kita telah menguraikan DFD di Bab 7. DFD mendokumentasikan suatu system dengan cara yang hierarkis, dan diagram dalam Figur 8.2 mencerminkan tingkat yang tertinggi.

Seluruh system ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “Sistem distribusi” yang berada di tengah. Unsur-unsur lingkungan yang berinteraksi dengan system ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke system oleh panah-panah yang disebut arus data.

Unsur-unsur lingkungan dari system distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para pelanggannya cukup mirip dengan arus yang menghubungkan perusahahaan dengan cara pemasoknya.

Arus data dari system distribusi kepada manajemen terdiri atas laporan-laporan akuntansi standar.

Semua kecuali dua arus data dalam Figur 8.2 terdiri atas sumber-sumber daya-daya maya (virtual). Kedua pengecualian tersebut termasuk arus dari pemasok ke system, yang berjudul pengiriman, dan arus dari system ke ruang persediaan bahan baku, yang berjudul persediaan.

Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan system-unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya. Akan tetapi, kita perlu mempelajari lebih banyak proses-proses yang dilaksanakan.

Subsistem ditentukan melalui kotak-kotak tegak yang diberi nomor dalam Figur 8.3. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan perusahaan penggantian persediaan dari pemasok, dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besar perusahaan.

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Figur 8.4 menunjukkan empat system utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan; entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang. Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesenan pelanggan ke dalam system, system persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, system penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan system piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang dari para pelanggan.

Figur 8.4 adalah perluasan dari Proses 1dalam diagram Nomor 0. Karena alasan ini maka disebut sebagai diagram Nomor 1. Angka nomor mengacu pada nomor proses yang sama yang terdapat pada DFD pada tingkat yang lebih tinggi.

Anda akan melihat bahwa beberapa panah terhubung pada lingkaran-lingkaran kecil dengan angka di dalamnya. Lingkaran tersebut adalah konektor yang menunjukkan arus data DFD-DFD yang lain. Angka-angka tadi mengidentifikasikan nomor system dari DFD yang lain.

Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Dengan cara yang sama, kita mengidentifikasikan subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Detail ini ditampilkan dalam Figur 8.5, dan disebut diagram Nomor 2. Sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan. Sistem penerimaan (receiving system) menerima persediaan, dan system utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran.

Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Figur 8.6 menunjukkan detail Proses 3 dalam diagram Nomor 0-memelihara buku besar. Sistem buku besar (general ledger system) adalah system akuntansi yang menggabungkan data dari system-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan.

Terdapat dua subsitem yang terkait. Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system) akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system) menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

Berbeda dari DFD sebelumnya, Figur 8.6 termasuk suatu tempat penyimpanan data (data store)-istilah DFD untuk penyimpanan data yang relative permanen, seperti file induk atau file historis.

Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Bukanlah suatu kebetulan bahwa system pemrosesan transaksiadalah system informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, system ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain.

SISTEM INFORMASI ORGANISASI

         Area-area bisnis perusahaan-keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran-menggunakan basis data yang diproduksi oleh system pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini.

Semua system informasi ini merupakan contoh dari system informasi organisasi (organizational information system).

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (marketing information system-MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan. Model kita untuk sebuah MKIS diiulustrasikan dalam Figur 8.7; terdiri atas kombinasi antara subsistem input dan output yang terhubung oleh sebuah basis data.

Subsistem Output : Setiap subsistem output memberikan informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran (marketing mix) terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat keuntungan.

Basis Data : Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data dipopulasi dengan data yang berasal dari tiga subsistem input.

Subsistem Input : Seperti yang ditampilkan dalam Figur 8.7, system pemrosesan transaksi (transaction processing system) mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam basis data.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsistem-HRIS) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Figur 8.8 mengilustrasikan HRIS, dengan menggunakan format yang sama seperti MKIS.

Masing-masing subsistem output dari HRIS akan menangani aspek-aspek tertentu dari Manajemen SDM: perencanaan, rekrutmen, pengelolaan tenaga kerja; kompensasi karyawan; memberikan tunjangan kepada karyawan; dan membuat banyak laporan SDM yang diminta oleh lingkungan, terutama badan-badang pemerintahan.

Sistem Informasi Manufakur

Sistem informasi manufaktur (manufacturing information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan. Figur 8.9 mengilustrasikan system informasi manufaktur, dengan menggunakan format yang sama seperti HRIS dan MKIS.

Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan (financial information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan. Figur 8.10 menggunakan format yang sama seperti system informasi untuk area-area bisnis yang lain.

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif (exetive information system-EIS) adalah suatu system yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah system pendukung eksekutif (executive support system-ESS).

EIS perusahaan biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke computer pusat. Kondisi ini disajikan dalam Figur 8.11.

Model EIS juga menunjukkan komposisi computer pusat yang berhubungan dengan EIS.

Meskipun sudah menjadi pendapat umum bahwa para eksekutif lebih menyukai ringkasan informasi, terdapat beberapa pengecualian. Beberapa eksekutif lebih menyukai detail.

Figur 8.12 menunjukkan serangkaian tampilan layar yang mengilustrasikan proses drill-down. Dalam contoh ini, seorang eksekutif sedang meninjau data laba dari kategori-kategori produk perusahaan untuk melihat bagaimana kinerja actual jika dibandingkan dengan anggaran. Anggaran actual dan anggaran dinyatakan dalam dolar ribuan.

MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN

         Data dalam basis data ini harus data terbaru sehingga para pengguna memiliki dasar terbaik untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah.

Dalam merancang basis data-basis data ini, dilakukan upaya untuk memberikan data historis meskipun terbatas.

Meskipun beberapa data historis telah dimasukkan, basis data jarang mengandung data historis lebih dari satu tahun. Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM), adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.

Ketika sebuah perusahaan mencoba untuk mempraktikkan CRM, perusahaan tersebut akan menerapkan sebuah system CRM.

DATA WAREHOUSING

          Seperti yang dapat Anda bayangkan, seiring dengan terakumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume data akan menjadi sangat besar. Hanya dalam waktu belakangan ini saja teknologi computer mampu mendukung suatu system dengan permintaan data berskala besar seperti itu.

Karateristik Data Warehouse

Istilah data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

·         Kapasitas penyimpanannya sangat besar.

·         Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru.

·         Data dapat diambil dengan mudah.

·         Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu system.

Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna. Figur 8.13 adalah diagram dari suatu system data warehousing.

Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan pemuatan. Suatu proses yang sering kali disingkat menjadi ETL, proses ekstraksi (extraction) menggabungkan data dari berbagai macam sumber; proses transformasi (transformation) membersihkan data, menempatkan dalam suatu format terstandar, dan membuat ringkasan.

Sistem data warehousing juga mencakup pula komponen manajemen dan kendali. Komponen ini mirip dengan system manajemen basis data, yang mengendalikan pergerakan data di sepanjang system.

Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk sebuah table.

Tabel Dimensi : Data pengidentifikasi dan deskriptif akan disimpan dalam table dimensi (dimension tables). Istilah dimensi mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang, atau berbagai dimensi. Figur 8.14 mengilustrasikan sebuah table dimensi untuk entitas atau objek pelanggan.

Tabel Fakta : Tabel-tabel terpisah yang disebut table fakta (fact tables) berisi ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, atau aktivitas. Satu contoh table fakta diberikan dalam Figur 8.15. Dalam contoh ini, table fakta memuat data mengenai satu aktivitas tertentu-penjualan komersial.

Paket Informasi : Bagaimana system data warehousing mengetahui cara menghubungkan satu table dimensi tertentu dengan satu table fakta tertentu? Dua jenis data tersebut akan digabungkan untuk membentuk suatu paket informasi. Figur 8.16 menampilkan format, dan Figur 8.17 menyajikan beberapa contoh data.

Skema Bintang : Untuk setiap dimensi, akan ada satu kunci nyang mengidentifikasikan dimensi dan menciptakan hubungan ke paket informasi.

Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya informasi seperti :

·         Unit penjualan actual menurut kode pos data pada satu bulan tertentu

·         Perbandingan jumlaj komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal terakhir

·         Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini.